Vergaderen zonder rondvraag?

Waarom staat er vaak op de agenda van een vergadering het onderwerp “Rondvraag” of “Wat er nog meer ter tafel komt”?

Zijn deze punten echt nodig? Vaak staan er al genoeg punten op de agenda en kunnen vergaderingen lang (te lang) duren. Soms is de helft van een vergadering het doornemen van de agendapunten (plus toelichting) en het bespreken,  amenderen en goedkeuren van de notulen. Ook komt het voor dat de notulen of verslagen eerst nog gelezen worden door de deelnemers.

Behandeling van de agendapunten kan in principe ook sneller en korter als de drie fases van behandeling gehanteerd worden, te weten: 1. Informatie geven en ontvangen. 2. Discussie over het onderwerp. 3. Besluitvorming. en beslissingsfase. Vanzelfsprekend hangt alles af van een goede voorbereiding van de voorzitter en alle deelnemers. Een advies is om alleen diegene voor het agendapunt uit te nodigen en te laten deelnemen op basis van deskundigheid, autoriteit en beslissingsbevoegdheid. Over de fases en voorbereiding  van agendapunten zal ik hier verder niets over zeggen.

Terug naar de rondvraag. Voorbereiding van een vergadering wordt door deelnemers veelal onvoldoende gedaan en er wordt ter plekke aan iets gedacht wat men dan bewaart voor de rondvraag. Of wordt door de voorzitter gevraagd om vragen voor de rondvraag voor de vergadering schriftelijk in te dienen. (waarom dat gevraagd wordt is mij een raadsel). De verwachting die dan gewekt wordt is dat die vraag tijdens of na de vergadering behandeld gaat worden en dan zal de vergadering alleen maar langer gaan duren. Beter is dan om dergelijke vragen deel uit te laten maken van de agenda.

Naar mijn mening kan de rondvraag geheel afgeschaft te worden. Ik ben benieuwd naar jullie mening, laat een reactie achter met je mening of commentaar.

Met vriendelijke groet.

Jacques Bais

Netcircuit

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Netcircuit | Vergaderen zonder rondvraag?Netcircuit | Vergaderen zonder rondvraag?Netcircuit | Vergaderen zonder rondvraag?Netcircuit | Vergaderen zonder rondvraag?Netcircuit | Vergaderen zonder rondvraag?Netcircuit | Vergaderen zonder rondvraag?
Scroll Up