Gebruiker blogs

Iedereen heeft het erover: Thuiswerken, online werken, video vergaderen, beeldbellen. Het is echt voor velen een echte verandering, spannend en erg onwennig.

Graag deel ik graag mijn ervaringen en een aantal tips voor optimaal beeldbellen en video-vergaderen.

Zelf werkte ik al in 2002 van huis uit met een VPN verbinding. Drie dagen op kantoor in Rotterdam en twee dagen vanuit huis op de PC. Soms met een goede verbinding en soms was het wachten op antwoord. Toen nog niet met beeldbellen, wel met telefonisch vergaderen. Niemand die je zag, geen stropdas, ongeschoren deelnemen aan vergaderingen.

Nu met Netcircuit werken we al enige tijd met video-vergaderen. Online netwerkbijeenkomsten en online spreekuurtjes. (bekijk het aanbod)

Op 1 natuurlijk de voorbereiding, een beetje vanzelfsprekend met wel erg belangrijk. Waar je echt voor moet zorgen: 

  • Een goede camera en microfoon, test deze eerst goed eventueel met een huisgenoot (in een andere ruimte in huis) met bijvoorbeeld een iPhone, Smartphone of Tablet
  • Goede verlichting. Zorg dat je zichtbaar bent. Alleen daglicht is vaak niet voldoende en je bent daarbij afhankelijk van het weer.
  • Een krachtige internet verbinding. Controleer wie er allemaal van dezelfde internet verbinding gebruik maakt. Als alle gebruikers ook tegelijkertijd films bekijken (Netflixen, Gamen, YouTuben) of bestanden downloaden heeft dat invloed op de internet verbinding.
  • Ga (voor zover mogelijk) in een aparte ruimte beeldbellen of vraag huisgenoten je niet te storen. Zorg ook voor een rustige achtergrond. Ik heb wel eens tussendoor de vraag gehad “Hoe heet de tovenaar op de achtergrond?”
  • Zorg voor zo min mogelijk afleiding. Zorg dat je niet afgeleid kan worden door bijvoorbeeld de telefoon, je smartphone en sluit alle programma’s van je PC of laptop die je niet direct nodig hebt af, je krijgt dan ook geen meldingen of afleidende geluidjes.
  • Doe net alsof je naar een “Face to Face” vergadering gaat, hou je daarom ook aan de kleding voorschriften en denk aan je uiterlijke verzorging.
  • Ben je de organisator van de video-vergadering of het beeldbelgesprek stuur (e-mailen) dan je uitnodigingen op tijd naar de deelnemers en een herinnering bijvoorbeeld een dag van te voren. Én zeker een uur voordat de video-vergadering begint nogmaals een herinnering met de vraag of men er klaar voor is.
  • Ben je een deelnemer ga dan ruim van tevoren controleren of alles werkt, zoals het zou moeten en meld je alvast aan bij de video-vergadering. Beter te vroeg dan te laat.

 

  1. Voordat je met de onderwerpen van de vergadering begint.

Vraag aan de deelnemers of je goed te zien en te horen bent. Doe dat via de chat-functie, laat alle deelnemers het aangeven met bijvoorbeeld  duimpje-omlaag of duimpje-omlaag als niet goed te zien of te horen bent.

Vertel de deelnemers ook dat zij goed te zien en te horen zijn.

Bouw extra tijd in voor de technische controles en hou daar al rekening mee tijdens planning van de video-vergadering.

  1. Maak afspraken voor een goed verloop van de video-vergadering.

Als iedereen tegelijk begint te praten of een ander onderbreekt verlies iedereen al snel de aandacht en kan het een rommelig geheel worden.

Het is goed om afspraken met elkaar te maken over de regels van de video-vergadering. De voorzitter of gespreksleider (de organisator) zal op een nette manier de microfoon van de deelnemers aan en uit moeten zetten. De deelnemer die iets wil zeggen zal dan via de chat aangeven dat hij of zij iets wil zeggen. (bijvoorbeeld met een 👋 )

Het is aan de gespreksleider of voorzitter of vragen via de chat gesteld kunne worden en of de chat voor iedereen zichtbaar is.

LET OP: Tijdens de video-vergadering lijkt het er soms op dat men je niet ziet, iedereen kijkt ergens anders naar of schrijft iets op. Let op wat je doet, men ziet jou! Men ziet je gezichtsuitdrukking maar ook of je aan je neus krabt om van andere zaken maar te zwijgen. 

Heb jij een goed advies of een tip voor het beeldbellen of video-vergaderen? Laat hier dan een reactie achter! 


Ook wil ik enkele tools voor zakelijk beeldbellen met je delen.

Whereby.com 

Whereby gebruik ik zelf voor de online bijeenkomsten, kennissessies en trainingen. Met Whereby kan je beeldbellen via je browser, zonder een programma of app te downloaden.  

Skype

Skype is denk ik de bekendste voor gratis beeldbellen. Een groot voordeel aan Skype is dat je naast je videochat je ‘typechat’ kunt openen. Hierdoor wordt linkjes met elkaar delen of aantekeningen maken mogelijk.

Google Hangouts 

Om via Google Hangouts te vergaderen heb je een google-account nodig. Het handige aan deze tool, is dat de gesprekken automatisch worden gesynchroniseerd tussen verschillende apparaten.

WeSeeDo

WeSeeDo onderscheidt zich in het menselijk contact, gemak en veiligheid. Met focus op persoonlijke communicatie, aandacht en vertrouwen. Door WeSeeDo te integreren in bedrijfsprocessen kunnen organisaties sneller opschalen en succesvoller ondernemen. 

Microsoft Teams

Met Teams kan je makkelijk chatten, vergaderen en bestanden delen en videobellen. Een groeps-chat kun je met één klik omzetten in een videogesprek. Microsoft Teams beschikt ook over een gratis versie. 

Zoom 

Zoom wordt steeds populairder en is er voor de zakelijk videobeller met veel medewerkers of toehoorders tegelijkertijd. Met uitstekende audio- en videofunctionaliteiten. Er kunnen tot 1.000 personen tegelijk videobellen waarnaast er nog 10.000 mee kunnen kijken. 

En voor de één op één gesprekken zijn er de alom bekende: FaceTime   WhatsApp,  en Duo Deze apps lijken veel op elkaar. FaceTime en Duo kunnen door twee mensen tegelijk worden gebruikt en in WhatsApp kun je met vier personen tegelijk beeldbellen.

Met vriendelijke groet,

Jacques Bais